Produktivität steigern – 10 einfache Tipps um mehr zu erreichen
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Ein Online-Business aufzubauen kostet Zeit, viel Zeit. Aber woher diese Zeit nehmen? „Ich arbeite doch schon von 8 bis 18 Uhr, habe Familie und möchte noch ein bisschen Zeit für mich haben.“ – Kommt dir diese Aussage bekannt vor? Findest du oft 1000 Gründe, warum andere Dinge doch gerade viel wichtiger sind? Hast du das Gefühl, dass du momentan einfach nicht weiterkommst?
Genau deswegen schreibe ich diesen Beitrag. Ich möchte dir dabei helfen, produktiver zu werden und damit für dich mehr Zeit für dein Business, deine Familie oder für dich selbst zu gewinnen. Ich möchte dir helfen, deine Träume zu erfüllen und teile mit dir meine 10 besten Tipps um deine Produktivität zu steigern. Aus eigenem Interesse habe ich mich über Jahre mit diesem Thema auseinandergesetzt und vieles ausprobiert. Einige der Tipps wirst du vielleicht schon kennen, aber ich bin mir sicher, dass auch etwas Neues für dich mit dabei ist.
Produktivität steigern – meine 10 Favoriten
1. Bis zu 80 % deines Aufwands sparen – einfach mit dem Pareto Prinzip
3. Lerne doppelt schnell mit Speed-Reading und Speed-Listening
7. Spare Zeit mit der 2 Minuten Regel
8. Mach dich an die Arbeit mit der 5 Minuten Regel – Einfach mal den inneren Schweinehund überlisten
9. Zielerreichung durch Zielsetzung – Einfach, logisch und umsetzbar
10. Ausgewählte Lieblings-Shortcuts für schnelleres Arbeiten
1. Bis zu 80 % deines Aufwands sparen – einfach mit dem Pareto Prinzip
Mein absoluter Favorit und persönlicher Held ist Pareto und sein Prinzip. Dieser hat herausgefunden, dass für vieles im Leben eine 80-20-Verteilung vorliegt. Seine größte Erkenntnis war, dass mit 20 % des Aufwandes 80 % der Ergebnisse erzielt werden. Heißt aber auch im Umkehrschluss, dass die restlichen 20 % des Ergebnisses mit 80 % des Aufwandes erreicht werden.
Kann ich also mich auf die wichtigen 20 % konzentrieren und 80 % meiner Zeit einsparen?
Die Antwort ist klar nein oder besser gesagt nicht immer. Viele Situationen im Leben erfordern ein 100 % Ergebnis. Wer möchte denn schon von einem Arzt behandelt werden, der sich mit einer 80 % Heilung zufriedengibt oder mit einem Piloten fliegen, der sich 80 % der Bedienung des Flugzeuges spart, um dich in den Urlaub zu fliegen. Auch im eigenen Arbeitsumfeld wird es schwer sein Pareto anzuwenden. Allerdings hilft das Prinzip bei der Priorisierung von Themen.
Leider ist Pareto keine Zauberformel. Aber kannst du mit ihm deine Produktivität steigern?
Hier ein paar Beispiele aus dem Privaten:
Schneller Lesen und lernen:
Wie viel Zeit benötigst du, um ein Sachbuch zu lesen? Und was denkst du, wie viel Zeit kannst du dir sparen? Richtig, fast 80 %. Wie ist das möglich? Das liegt daran wie Sachbücher aufgebaut sind. Ein Großteil besteht aus der Beschreibung des Inhaltes des Buches, Füllmaterial, Dinge, die man schon kennt oder versteckte Werbung. Und diese macht sogar einen Großteil eines Sachbuches aus! Wenn du dich also überwinden kannst, das Buch größtenteils zu überfliegen, dann kannst du das Gleiche lernen aber mit viel weniger Zeitaufwand. Noch ein Geheimtipp. Mittlerweile gibt es schon Angebote die genau diese Aufgabe für dich übernommen haben und die wesentlichen Inhalte vieler Bücher zusammenfassen. Probier doch mal 12min, getAbstract oder Blinkist.
Gesünder Leben:
Wusstest du, dass 80 % der Kalorien, die du täglich aufnimmst von 20 % der Lebensmittel kommt, die du zu dir nimmst? Suche einfach mal nach den kleinen „Fett-Machern“ und dann entscheide: Rein damit oder bewusst ablehnen.
Weitere Beispiele aus dem geschäftlichen Umfeld:
Mehr Gewinn durch Fokus
Nicht in jeder Branche aber in vielen Gewerben generieren 20 % der Kunden oder Produkte 80 % des Umsatzes. Es lohnt sich also hier genauer hinzuschauen und die Top-Kunden oder Produkte zu identifizieren und den Aufwand für alles Weitere zu hinterfragen.
Sparen in der Softwareentwicklung
11 Jahre als Schnittstelle zwischen Fachbereichen und IT haben mir eindeutig gezeigt, dass nicht alle Funktionen, die vom Fachbereich gewünscht werden, wichtig sind und nach der Entwicklung auch genutzt werden. Hier lohnt es sich alle Anforderungen zweimal zu hinterfragen und den Kosten-Nutzen zu analysieren. Weniger ist oft mehr und wird nicht nur in der Entwicklung aber auch im zukünftigen Betrieb Geld einsparen.
Fazit
Das Pareto Prinzip kann dir helfen, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren und damit dir helfen produktiver zu werden.Es eignet sich nicht, als Ausrede um Aufgaben unvollständig zu erledigen oder gar Aufgaben liegenzulassen.
2. Fokussiere und komme schnell zum Punkt – wie du mit den Parkinsonschen Gesetzen Arbeitszeiten und Meetings um 25 % verkürzen kannst
Ist dir schon mal aufgefallen, dass die meisten deiner geplanten Meetings genauso lange gehen, wie sie von der Dauer gebucht worden sind? Und wie ist es mit Aufgaben, die du zu erledigen hast? Werden die meisten Aufgaben nicht so ziemlich am Ende deiner Abgabefrist fertig? Warum ist das so?
Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass sich Arbeit genau in dem Maße ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.
Heißt in unserem Kontext, dass man die vorhandene Zeit gerne auch nutzt, ob dies nun produktiv geschieht oder nicht. Um nun Zeit zu sparen, empfehle ich einfach mal alle Besprechungen um 25 % zu kürzen. Statt einer Stunde, einfach nur 45 Minuten zu planen. Probiert es aus. In den meisten Fällen bekommt man trotzdem die Ergebnisse, die man erwartet hat, spart aber einiges an Zeit in der Woche. Das Gleiche gilt für die Planung deiner Aktivitäten. Du schreibst einen Beitrag für deinen Blog? Plane doch einfach mal 25 % weniger Zeit ein und du wirst merken, du schaffst das auch.
Wenn dir dieser Tipp geholfen hat, kannst du gerne einen Kommentar hinterlassen.
3. Lerne doppelt schnell mit Speed-Reading und Speed-Listening
In meinen Beitrag: Neue Fähigkeiten günstig und schnell erlernen mit Udemy hast du vielleicht schon gelesen, dass einer meiner Geheimtipps das Speed-Reading und Listening ist. Ich selber spare mir dadurch gut die Hälfte der Zeit einfach nur, weil ich die Techniken von Speed Reading – 300 Bücher pro Jahr anwende. Ich konnte z.B. meine Lesegeschwindigkeit von 183 Worte pro Minute auf 447 Worte pro Minute verbessern! Und auch alle Videos schaue ich nur noch in 1,5x – 2x facher Geschwindigkeit. Nur, wenn es richtig kompliziert wird, schalte ich wieder auf Normalgeschwindigkeit. Probier es doch einfach mal aus, du wirst sehen es funktioniert.
4. Priorisiere, indem du die wichtigsten Dinge zuerst angehst – Erkenntnis aus Die „7 Wege zur Effektivität“ von Stephen R. Covey
Stelle dir vor du hast ein großes leeres Glas vor dir. Daneben befinden sich Steine in unterschiedlicher Größe und ein anderes Glas voller Sand. Das Glas steht für die Zeit, die du zur Verfügung hast, die Steine für die großen wichtigen Dinge in deinem Leben und der Sand für die vielen kleinen „dringende“ Dinge in deinem Alltag. Zunächst stelle dir die Frage was ist dein Sand? Social Media? YouTube? Gaming? Ist es die E-Mail, die gleich beantwortet werden muss oder das nächste Meeting in das du eingeladen worden bist? Meist sind diese Dinge leicht und angenehm zu erledigen und machen häufig Spaß. Aber sie sind eben nicht wichtig und meist ist die Dringlichkeit, die Dringlichkeit von jemand anderen. Nun mache dir Gedanken über die Steine in deinem Leben, was ist dir wichtig? Deine Gesundheit, Familie, Zeit für dich selbst, Urlaub, dein wichtigster Kunde, das nächste wichtige Projekt?
Vielen geht es so, dass sich das Glas zunächst mit all den kleinen „dringenden“ Dingen füllt, die das Leben einem entgegenwirft. Und wenn der Sand erst mal im Glas ist, wird man vielleicht noch ein paar größere Steine in das Glas bekommen, aber nicht alle. Das heißt Dinge, die dir im Leben wichtig sind, bleiben auf der Strecke. Wenn man jedoch erst alle Steine in das Glas legt und den Rest mit dem Sand auffüllt, findet man nicht nur Zeit für alle wichtigen Dinge, sondern hat immer noch Platz für die kleinen „Füller“ des Alltags. Ein kleines Video das dieses Beispiel anschaulicher macht, findest du hier.
Fazit:
Ob privat oder beruflich, deine wichtigsten Themen gehören immer an erste Stelle und lass dich nicht von den falschen „dringenden“ Themen aufhalten.
5. Fokussiere dich auf die Dinge, die du beeinflussen kannst – Erkenntnis aus „Die 7 Wege zur Effektivität“ von Stephen R. Covey
Wir beschäftigen uns gerne mit größtem Interesse mit Themen, die für uns interessant sind. Was haben heute meine 382 Freunde gepostet? Welche Nachtrichten gibt es heute? Was wohl die anderen denken? Ändern können wir diese Dinge wahrscheinlich nicht aber verbringen dennoch zu viel Zeit damit, uns darüber Gedanken zu machen.
Dies ist für die Produktivität verschwendete Energie. Warum konzentrieren wir uns nicht auf die Dinge, die man beeinflussen kann: Selbstverbesserung, dein Online-Business, deine Beziehungen, aber auch wie wir unsere Gedanken steuern und wie wir in bestimmten Situationen reagieren. Auch wenn es bei Covey darum geht, Pro-Aktiv zu sein, sich auf den inneren Kreis zu konzentrieren, um mehr Einfluss zu gewinnen, habe ich eine andere Erkenntnis daraus gezogen.
Fazit:
Reduziere deine Zeit für Dinge, die du nicht beeinflussen kannst und spare dir dadurch Stunden an Zeit, die du nutzen kannst, um produktiv zu sein. Für mich habe ich zum Beispiel den Konsum von Social Media und Nachrichten auf das Minimale reduziert.
6. Der frühe Vogel fängt den Wurm oder Produziere bevor du konsumierst – Ein Online Business aufbauen von morgens 4 bis 6 Uhr
WinningFour2Six ist aus der Idee geboren, dass man selbst bei Berufstätigkeit und mit junger Familie am Tag immer noch mindestens 2 Stunden finden kann, um ungestört an seinem Business zu arbeiten. Und der Beweis ist diese Website, die größtenteils in dieser Zeit täglich entstanden ist.
Wie bin ich auf diese Idee gekommen? Über ein Online-Event habe ich Marie Forleo über ihr Buch und die folgenden zwei Ideen sprechen gehört, die sich in meinen Kopf festgesetzt haben:
- Everything is figureoutable (Man kann alles lernen)
- Create before you consume (Erschaffe bevor du konsumierst)
Besonders der zweite Punkt hat mich zum Nachdenken bewegt. Wie sieht mein Morgen bisher aus? Möglichst lange schlafen, dann der Griff zum Handy, Nachrichten, Social Media, Aktienmarkt, mehr Social Media… und schon muss man sich für die Arbeit fertig machen. Wie gestaltest du deinen Morgen?
Heute klingelt mein Wecker nach 6 Stunden Schlaf um 3:57 Uhr. Bevor ich mit der Arbeit beginne, trinke ich noch ein Glas Wasser und schmeiß mich auf den Boden um Liegestützen zu machen. Keine bestimmte Anzahl, aber so viel wie geht. Danach ist der Kreislauf so richtig in Schwung und ich setze mich an meinen Laptop und beginne zu schreiben.
Keine Müdigkeit, volle Konzentration, keine Störungen von außen.
Und wenn die 2 Stunden vorbei sind, habe ich das großartige Gefühl schon richtig viel geleistet zu haben und starte positiv in den Tag. Versuch es doch einmal eine Woche und teile deine Erfahrung in den Kommentaren. Es ist nicht so schwer, wie es sich anhört und wird dein Leben positiv verändern.
7. Spare Zeit mit der 2 Minuten Regel
Du hast eine Aufgabe vor dir. Wie gehst du damit um? Ganz einfach: alle Aufgaben die in weniger als 2 Minuten zur Erfüllung benötigen, sollten direkt erledigt werden. Damit ersparst du dir die Zeit, nochmals darüber nachdenken und dich eindenken zu müssen.
Alle anderen Aufgaben sollte man auf eine Liste schreiben, die später priorisiert und eingeplant werden können. Damit kann man sicherstellen, dass man nichts vergisst und hat den Kopf frei für die Dinge, die man gerade macht.
Achtung bei E-Mails: Um produktiv zu arbeiten, reagiere nicht sofort auf eingehende E-Mails oder persönliche Nachrichten. Am besten ist für eine gewisse Zeit durchzuarbeiten und sich den Anfragen erst danach zu widmen.
8. Mach dich an die Arbeit mit der 5 Minuten Regel – Einfach mal den inneren Schweinehund überlisten
Du hast gerade keine Lust und kannst dich nicht motivieren dich an die Arbeit zu machen? Dann hilft dir vielleicht die 5-Minuten-Regel. Im Prinzip machst du einen Deal mit dir selbst oder besser gesagt mit deinem inneren Schweinehund. Und hier ist der Deal: Ich werde diese Aufgabe nur 5 Minuten machen und kann danach aufhören und alles andere machen, was mir gerade vorschwebt. Das ist doch ein guter Deal. 5 Minuten ist eine kurze Zeit, das kann man machen. Der Trick dabei: Sobald du mit der Aufgabe beginnst, wirst du in einen Flow kommen, sprich die 5 Minuten vergehen schneller als gedacht und es ist wahrscheinlich, dass du nun länger an dem Thema arbeitest oder aber auch deinen Deal mit dir selbst komplett vergisst.
9. Zielerreichung durch Zielsetzung – Einfach, logisch und umsetzbar
Um deine Ziele zu erreichen, musst du diese zunächst einmal definieren. Wo siehst du dich in einem Jahr? Was möchtest du erreicht haben? Möchtest du einen bestimmten Umsatz generiert haben oder eine bestimmte Anzahl von monatlichen Besuchern auf deiner Website vorweisen können? Wie viele Menschen möchtest du über deinen Social-Media-Kanal erreichen? Welche und wie viele Inhalte möchtest du geschrieben haben? Nachdem du dir darüber im Klaren bist, musst du dir Gedanken machen, welche einzelnen Schritte für die Erreichung deiner Ziele notwendig sind und solltest diese dann auf die Monate und Wochen verteilen. Damit erhältst du einen Plan, an dem du Tag für Tag arbeiten kannst und weißt, wo du dich gerade in deiner Zielerreichung befindest.
Meine Ziele für das erste Jahr habe ich recht einfach gehalten: Schreibe und publiziere jede Woche mindestens einen Beitrag mit etwa 2400 Wörtern, schreibe einen Post auf allen Social Media Kanälen und ab einem gewissen Punkt, übersetze einen Beitrag pro Woche ins Englische. Ich habe mir bewusst keine Besucherziele definiert, um mich voll und ganz auf gute Inhalte zu konzentrieren. Die Optimierung werde ich später verfolgen.
10. ausgewählte Lieblings-Shortcuts für schnelleres Arbeiten
Shortcuts sind Tastaturkombinationen, die es dir ermöglichen, die Eingabe durch die Maus zu umgehen und damit schneller zu arbeiten. Ich muss zugeben, dass ich selber noch Potenzial in der Anwendung von Shortcuts habe, aber es doch den ein oder anderen gibt, den ich regelmäßig nutze.
Screenshots schnell erstellen – Windows Logo Taste + Shift +S
Danach Bereich auswählen und Screenshot speichern.
Mit 2 Dokumenten oder Seiten gleichzeitig arbeiten – Windows Logo Taste + Linke oder Rechte Pfeiltaste
Damit wird dein aktueller Bildschirm genau auf die Hälfte der ausgewählten Bildschirmseite angepasst und der Inhalt der zweiten Hälfte kann ausgewählt werden.
Die letzte Aktion rückgängig machen – STRG + Z
Hast du eine Änderung vorgenommen die dir nicht gefällt, dann mach es einfach rückgängig.
Die letzte Aktion wiederholen – STRG +Y
Schnell mehrere Zeilen eingefügt oder das Format geändert.
Finde, was du suchst mit – STRG +F
Die schnelle und einfache Suchfunktion
Hast du einen weiteren Tipp, dann darfst du diesen gerne als Kommentar teilen.
Bonus: arbeiten von zu Hause
Viele von uns arbeiten diese Tage von zu Hause. Wie man dabei organisiert und produktiv bleibt, findest du hier.
Zusammenfassung
Es lohnt sich Zeit in die eigene Selbstentwicklung zu investieren und die verschiedenen Techniken zum Thema Produktivität steigern zu erlernen.
Mit ein wenig Disziplin lassen sich meine Tipps zur Produktivitätssteigerung zum Großteil schnell und einfach umsetzen.
Ich hoffe, du hast was gelernt und würde mich über Kommentare freuen.
Und wenn du meine Arbeit unterstützen möchtest, darfst du mich gerne auf einen Kaffee einladen 🙂
Viel Spaß beim Ausprobieren!
